Tu peux gérer plusieurs entreprises sous un même compte FIDΣLIS — chaque société est totalement cloisonnée (comptabilité, factures, banque, registres). Ce guide te montre comment ajouter et configurer une nouvelle organisation de A à Z, en environ 15-20 minutes.
💡 À qui ça s'adresse : super-admin (fondateur) ou utilisateur sur un plan Ultra. Les autres plans sont limités à une seule organisation.
Vue d'ensemble (10 étapes)
| # | Étape | Où | Temps |
|---|---|---|---|
| 1 | Créer l'organisation | Mes organisations | 30 s |
| 2 | Basculer sur la nouvelle org | Sélecteur en haut | 5 s |
| 3 | Configurer le profil d'entreprise | Paramètres → Profil | 2 min |
| 4 | Configurer l'identité corporative | Société → Identité | 3 min |
| 5 | Saisir les classes d'actions | Société → Identité | 2 min |
| 6 | Saisir actionnaires / administrateurs / officiers | Société → Registres | 3 min |
| 7 | Configurer les taxes (TPS/TVQ) | Paramètres → Comptes de taxes | 2 min |
| 8 | Ajouter un compte bancaire | Banque → Comptes bancaires | 2 min |
| 9 | Importer le plan comptable ou l'historique | Imports → carte appropriée | 5 min |
| 10 | Inviter les collaborateurs | Paramètres → Équipe & permissions | 1 min |
Étape 1 — Créer l'organisation
- Dans le menu latéral (section Compte), clique Mes organisations.
- En haut à droite, clique le bouton « + Nouvelle organisation ».
- Une fenêtre s'ouvre. Saisis le nom d'affichage de ta nouvelle entreprise.
- Exemple : si ta société légale est « 9999-9999 Québec Inc. » opérant sous le nom « Ma Boutique », tape simplement « Ma Boutique » ici. Le nom légal sera ajouté à l'étape 4.
- Clique Créer.
✅ Tu deviens automatiquement ADMIN de la nouvelle organisation.
Étape 2 — Basculer sur la nouvelle organisation
En haut à droite de toutes les pages, un sélecteur d'organisation affiche le nom de l'organisation active. Clique dessus pour basculer.
🔄 Bon à savoir : tout ce que tu vois (factures, dépenses, banque, plan comptable) appartient uniquement à l'organisation active. Bascule d'un côté à l'autre quand tu veux — rien ne se mélange jamais.
Étape 3 — Configurer le profil d'entreprise
Va dans Paramètres (sidebar) puis fais défiler jusqu'à la section principale du formulaire en bas.
Renseigne :
| Champ | Valeur recommandée |
|---|---|
| Nom d'affichage | Nom commercial (ex. nom de marque) |
| Raison sociale | Nom légal complet (ex. « 9XXX-XXXX Québec Inc. ») |
| Adresse civique | Adresse du siège social |
| Ville / Province / Code postal | Ex. « Montréal / QC / H2X 1A1 » |
| Téléphone / Courriel public | Coordonnées utilisées sur les factures |
| Site Web | URL avec https:// |
| Logo | PNG ou JPG ≈ 500 KB max (apparaît en haut des factures) |
| Numéros TPS / TVQ | Format : 123456789RT0001 / 1234567890TQ0001 |
| Type juridique | Société par actions, OBNL, Coop, etc. |
| Secteur d'activité | Restaurant, commerce, services, etc. |
| Délai de paiement par défaut | 30 jours (Net 30) est le standard |
| Mois début exercice fiscal | 1 (janvier) ou 4 (avril) selon ta société |
Clique Enregistrer en bas du formulaire.
Étape 4 — Configurer l'identité corporative
Va dans Société → Identité (sidebar, nouvelle section Société).
Bloc « Informations légales »
| Champ | Valeur |
|---|---|
| Raison sociale officielle | Nom légal complet (déjà rempli depuis l'étape 3, vérifie) |
| Forme juridique | Société par actions (Inc., Ltée) |
| Date de constitution | Date d'incorporation sur le certificat du REQ |
| Numéro d'entreprise du Québec (NEQ) | 10 chiffres (consulter sur le Registraire des entreprises) |
| N° TPS / TVQ | Pré-remplis depuis l'étape 3 |
| Début de l'exercice fiscal | Mois + jour (ex. 1 janvier) |
Clique Enregistrer.
Étape 5 — Saisir les classes d'actions
Toujours sur Société → Identité, descends à la section « Classes d'actions autorisées ».
Tes statuts d'incorporation définissent quelles classes d'actions ta société peut émettre. Pour la majorité des PME, une seule classe ordinaire suffit.
Option rapide
Clique « + Ordinaires votantes » (preset) → ça pré-remplit :
- Code : A
- Nom : « Actions ordinaires votantes participantes »
- Droit de vote : oui
- Participantes : oui
Modifie au besoin puis clique Enregistrer.
Si tu as plusieurs classes
Répète avec le preset « + Préférentielles cumulatives » ou crée une classe personnalisée via + Ajouter une classe.
Étape 6 — Saisir actionnaires, administrateurs, officiers
Va dans Société → Registres (sidebar).
Tu vois 4 onglets. Remplis-les dans cet ordre :
a) Onglet Actionnaires
Clique + Ajouter un actionnaire :
| Champ | Valeur exemple |
|---|---|
| Nom légal | « Prénom Nom » (ou nom d'une société si actionnaire corporatif) |
| Type | Personne physique ou Société |
| Date d'acquisition | Date initiale d'achat des actions (souvent date d'incorporation) |
| Date de sortie | Vide tant que l'actionnaire est actif |
| Courriel / Adresse | Optionnel |
Répète pour chaque actionnaire.
b) Onglet Administrateurs
| Champ | Valeur |
|---|---|
| Nom légal | Nom complet |
| Date de nomination | Date à laquelle la personne est devenue administrateur |
| Date de fin de mandat | Vide tant qu'en poste |
c) Onglet Officiers
Indique au minimum :
- Président (toujours requis)
- Secrétaire (toujours requis)
- Trésorier (souvent la même personne que le président pour une PME)
d) Onglet Émissions / transferts d'actions
Documente l'émission initiale (au moment de l'incorporation) :
| Champ | Valeur exemple |
|---|---|
| Type | Émission initiale |
| Date | Date d'incorporation |
| Actionnaire | (choisir dans la liste) |
| Classe | A (créée à l'étape 5) |
| Quantité | 100 (typique) |
| Contrepartie | 100,00 $ (ou montant réellement payé) |
| Numéro de certificat | 1 |
⚖️ Note légale : la LSAQ exige la tenue à jour de ces registres au siège social. FIDΣLIS les centralise et permet de les exporter en PDF à tout moment.
Étape 7 — Configurer les taxes (TPS/TVQ)
Va dans Paramètres → Comptes de taxes.
FIDΣLIS doit savoir quels comptes du plan comptable représentent la TPS récupérable (CTI) et la TVQ récupérable (RTI). Au Québec, les conventions sont :
| Type | Code recommandé | Nom |
|---|---|---|
| TPS récupérable (CTI) | 1200 | Crédit de taxe sur les intrants |
| TVQ récupérable (RTI) | 1210 | Remboursement de taxe sur les intrants |
| TPS à payer | 2100 | TPS perçue à remettre |
| TVQ à payer | 2110 | TVQ perçue à remettre |
🇨🇦 Adapté Acomba : si tu viens d'Acomba, les codes sont souvent 2310 / 2410 au lieu de 1200 / 1210. Sélectionne-les dans la liste — FIDΣLIS s'adapte.
Clique Enregistrer.
Étape 8 — Ajouter un compte bancaire
Va dans Banque → Comptes bancaires (sidebar).
Clique + Nouveau compte :
| Champ | Valeur |
|---|---|
| Nom d'affichage | Ex. « Chèque entreprise » |
| Institution | Desjardins / RBC / BMO / TD / etc. |
| Numéro de compte | Numéro de transit + folio |
| Compte du grand livre lié | 1050 — Chèques (ou le code que ton plan utilise) |
| Solde d'ouverture | Solde au début de l'exercice |
Clique Créer.
✅ Ce compte sera maintenant disponible quand tu importeras un relevé bancaire ou que tu créeras une dépense.
Étape 9 — Importer le plan comptable ou l'historique
Va dans Paramètres → Imports → Configurer (ou directement Imports dans le menu).
Tu vois 4 cartes :
Si tu pars d'un système existant
| Provenance | Carte à utiliser | Format |
|---|---|---|
| Sage 50 — Grand Livre exporté | Grand Livre Sage 50 | CSV exporté depuis Sage |
| Sage 50 — Plan comptable seul | Plan comptable | CSV Sage Accounts |
| Acomba | Plan comptable | CSV Acomba |
| QuickBooks | Plan comptable | CSV QBO |
| Pas d'historique | (rien — utilise le plan par défaut) | — |
Si tu importes le Grand Livre Sage
L'import :
- Auto-crée les comptes manquants du plan
- Crée une écriture d'ouverture si tu coches l'option
- Crée chaque écriture comptable historique avec une barre de progression en temps réel
⚠️ Si tu as déjà des données bancaires importées par erreur via le module bancaire, utilise le bouton rouge « Supprimer les BankTransaction non réconciliées » AVANT de lancer l'import Sage.
Étape 10 — Inviter les collaborateurs
Va dans Paramètres → Équipe & permissions → Configurer.
Pour chaque personne (comptable externe, employé, associé) :
- Clique + Inviter un membre
- Saisis son courriel
- Choisis le rôle :
- ADMIN : accès complet, peut tout faire (à réserver aux propriétaires)
- USER : accès personnalisable par module (factures, dépenses, paie…)
- READONLY : peut tout consulter mais rien modifier (pour le comptable externe)
- Si USER : coche les modules autorisés (paie, factures, rapports, banque…)
- Clique Inviter
La personne reçoit un courriel avec un lien pour créer son mot de passe et accéder à ton organisation.
Et après ?
Une fois ces 10 étapes complétées, tu peux :
- 🧾 Émettre tes premières factures (Ventes → Factures → + Nouvelle facture)
- 💸 Saisir tes dépenses (Achats & dépenses → Dépenses → + Nouvelle dépense)
- 📥 Importer ton premier relevé bancaire (Banque → Importer un relevé)
- 📋 Créer ta première résolution annuelle (Société → Livre des minutes → + Nouvelle résolution)
💡 Astuce : la page Société → Récap & alertes IA te montrera chaque mois un résumé automatique de l'activité de ta société + un commentaire stratégique du conseiller IA, et te préviendra si une assemblée annuelle ou une déclaration au REQ approche.
Foire aux questions
Combien d'organisations puis-je créer ?
Sans limite si tu es super-admin ou sur un plan Ultra. Sur les autres plans, une seule.
Les données sont-elles vraiment cloisonnées ?
Oui. Chaque enregistrement (facture, dépense, écriture, contact, etc.) porte un organizationId qui ne peut JAMAIS être croisé avec une autre organisation. Le filtrage est appliqué à la couche base de données à chaque requête.
Puis-je supprimer une organisation ?
Une organisation supprimée efface toutes ses données (factures, dépenses, banque, registres). Cette action est irréversible et réservée aux ADMIN. Si tu hésites, désactive-la plutôt.
Puis-je transférer une organisation à quelqu'un d'autre ?
Oui. Inviter la personne comme ADMIN, puis tu peux te retirer toi-même. La personne devient propriétaire exclusif.